Recibos Verdes Online Recibos Verdes Online

Ferramentas de Gestão Online para Recibos Verdes




MAIS INFORMAÇÃO

Como Funciona

O RecibosVerdesOnline é uma plataforma online de gestão de recursos informáticos para profissionais por conta própria que fornece ferramentas de gestão de:
  • Carteira de clientes
  • Serviços e Produtos
  • Pedidos ou Orçamentos
  • Colaboradores
  • Documentos de pagamento
  • Pagamentos / Faturação
  • Preenchimento automático do Recibo Verde / Fatura-Recibo no portal da Autoridade Tributária (Finanças)
A utilização desta plataforma possibilita uma interação entre todos estes meios tornando assim a gestão comercial mais fluida e centralizada. Das muitas funcionalidades do sistema realçamos algumas:
  • Deteção automática de dados de clientes
    - Ao inserir o NIF do cliente o sistema deteta os dados da entidade. No caso de Empresas preenche automáticamente vários dados da ficha de cliente.
  • Envio de Pedidos/Orçamentos e Guias de Pagamento
    - Envie por e-mail os orçamentos/pedidos e guias de pagamento aos seus clientes com apenas um clique.
  • Criação de utilizadores como colaboradores
    - Permita aos seus colaboradores estabelecer pedidos de orçamento, criar clientes, etc.
  • Preenchimento automático de todos os campos do Recibo Verde / Fatura-Recibo no Portal da A.T (Portal das Finanças)
    - Com todos os dados do cliente, serviço, valor, I.V.A e I.R.S (Retenção na Fonte)
  • Geração PDF de todos os documentos
    - Todos os documentos (Pedidos/Orçamentos, Guias de Pagamento) são gerados no formato PDF.
    - Envio de anexo PDF em todas as mensagens de sistema.
  • Cálculo de Retenção na Fonte
  • Registo de despesas para abate de IVA por Trimestre
  • Importação de dados de faturas do portal da A.T e-fatura.
  • Cálculo automático de IVA cobrado por Trimestre
  • Cálculo automático de IVA a pagar ou em crédito por Trimestre
  • Cálculo automático de IRS (com e sem Retenção na Fonte)
  • Modos de pagamento incluidos na Guias de Pagamento
  • Integração com Modos de pagamento em tempo real (MB, Cartão de crédito)

Registo

O registo é gratuito e permite a utilização também gratuita do sistema, no Plano BASE, com limitações em algumas funcionalidades como no número máximo de clientes [10], categorias de produto [3] e produtos ou serviços [30].
Para utilização plena de todas as funcionalidades da plataforma terá de possuir um Plano PREMIUM. O plano PREMIUM tem um custo anual de 12 Euros.
Pode experimentar gratuitamente a versão PREMIUM por 30 dias.
Após finalizado o registo de utilizador poderá criar a associação desse utilizador a uma entidade/empresa e começar a utilizar a plataforma.

Criar Associação a Entidade (Profissional Independente)

Depois de verificada a sua conta e na primeira vez que aceder à plataforma, o sistema vai solicitar o N.I.F da entidade que pretende associar a esse utilizador.
Não poderá avançar no sistema enquanto não tiver uma associação a um N.I.F ao qual poderá também incluir elementos de morada. Para que o sistema aplique funcionalidades especificas, se ás mesmas houver lugar, coloque o código da atividade principal para que o sistema associe essas funcionalidades ao seu utilizador.
Grave a informação no sistema para que essa informação seja adicionada à base de dados.
Se estiver isento de IVA, aceda ao separador CONFIGURAÇÕES, altere a situação perante o IVA para "Isento IVA" e de seguida assinale o artigo que a isenta. Complete também a informação relativa a I.R.S caso efetue Retenção na Fonte.
Se não está isento de IVA poderá seguir para a configuração de Categorias de Produtos / Serviços e definir pelo menos uma categoria para que possa começar a inserir produtos e serviços.

Clientes

A gestão de clientes é uma das áreas mais automatizada do sistema. Ao inserir o NIF (Nº de Identificação Fiscal) do cliente o sistema deteta automáticamente os dados da entidade.
Apenas são detetáveis automáticamente os dados de pessoas coletivas e o nome no caso de profissionais independentes com atividade aberta. A informação referente a números de contribuinte pessoais é apenas de validade ou não do mesmo, o que significa que em todos os clientes que sejam "particulares" terá de inserir manualmente a informação respeitante ao nome e morada.
Para aceder a esta área prima no botão "CLIENTES", será posicionado na lista de clientes. Para adicionar um novo cliente insira o NIF do cliente e prima o botão ADICIONAR, o sistema tentará detetar o maior número possível de dados e preenche automáticamente a ficha de cliente. Confirme a informação do cliente e insira a que ainda estiver em falta. Prima GUARDAR para adicionar o cliente á sua lista.

Categorias de Serviços / Produtos

Para poder inserir produtos ou serviços terá de ter alguma categoria configurada no sistema, para tal crie pelo menos uma categoria.
Prima o separador "PROD./SERV." e do menu horizontal abaixo escolha "CATEGORIAS", insira o nome da categoria e prima o botão ADICIONAR.

Serviços / Produtos

Depois de criar pelo menos uma categoria no sistema, prima o separador "PROD./SERV." no menu horizontal e será posicionado na vista "LISTA PRODUTOS/SERVIÇOS".
Para inserir um novo registo escolha o tipo, produto ou serviço, e insira o título do mesmo. No final selecione a categoria em que pretende inserir o registo e prima o botão ADICIONAR.
No passo seguinte poderá inserir uma referência ao produto/serviço, o preço e a percentagem de I.V.A a aplicar ao mesmo.
Ao inserir produtos e serviços em guias de pagamento ou pedidos/orçamentos, surgirá um campo para colocar uma descrição adicional detalhada referente a esse produto ou serviço.

Serviços / Produtos Descontinuados

Após serem utilizados em alguma Guia de Pagamento os produtos não podem ser editados ou eliminados. Este procedimento assegura a integridade do histórico de vendas.
Para eliminar um produto do ativo a solução é colocar esse produto como descontinuado. Assim o produto não surgirá passível ser usado em futuras Guias de Pagamento ou pedidos/orçamentos mas mantém-se no sistema.
O sistema prevê também que quando ocorram alterações de I.V.A o utilizador possa usar uma funcionalidade que permite passar automáticamente e de uma vez só, todos os produtos que tenham uma percentagem do I.V.A alterada, para descontinuados e sejam criados novos produtos com a nova percentagem.

Pedidos / Orçamentos

Esta funcionalidade permite criar documentos de iniciação de negócio. Os pedidos / Orçamentos são a base da Guia de Pagamento pelo que terá sempre de inciar o procedimento de emissão de Guias de Pagamento através da criação de um pedido.
Ao emitir um pedido poderá utilizar o mesmo de diversas formas, como orçamento, como cotação ou simplesmente como referência interna.
Nestes documentos não são incluidos dados de pagamento no entanto encerram a funcionalidade de poderem ser aprovados pelo cliente. Ao ser enviado um pedido/cotação/orçamento o recetor tem a possibilidade de dar a sua aprovação ao mesmo e iniciar de forma automática a emissão e envio da Guia de Pagamento.
Para poder emitir uma Guia de Pagamento tem de ter sempre um pedido iniciado, pelo que é o passo inicial em qualquer negócio.
Para iniciar um novo Pedido situe-se no separador "VENDAS" e escolha a opção "CRIAR/EDITAR PEDIDO".
Os pedidos uma vez fechados não podem ser alterados assegurando assim ao cliente que não existirão alterações aos valores e items acordados.

COLABORADORES

A existir no sistema algum colaborador associado á sua entidade/empresa o mesmo poderá emitir pedidos e proceder ao envio para o cliente.

PEDIDOS

Os pedidos iniciam-se no estado ABERTO, enquanto o pedido estiver em aberto poderá editar/alterar o seu conteúdo. Depois de Fechado o pedido o mesmo passa para o estado ATIVO, neste estado poderá proceder ao envio do Pedido/Orçamento ao cliente para que o mesmo o aprecie e aprove. Se o cliente aprovar o orçamento o mesmo será processado automáticamente passando o seu estado para APROVADO e sendo emitida e enviada a respetiva Guia de Pagamento para o cliente.
Pode também proceder manualmente á passagem do Pedido para APROVADO e de seguida emitir a Guia de Pagamento e proceder ao seu envio para o cliente.

Recursos Humanos

Esta funcionalidade permite adicionar utilizadores ao sistema que ficarão ligados á sua entidade/empresa e terão possibilidade de criar clientes e emitir pedidos/orçamentos no entanto a geração de Guias de Pagamento só poderá ser efetuada por si ou mediante a acção efectuada pelo cliente ao aprovar o pedido na mensagem de e-mail que lhe é enviada com a descrição do mesmo.
Pode, a qualquer momento inibir o acesso desses utilizadores á sua conta, desativando a ligação á sua entidade/empresa na área de R.H (Recursos Humanos).

Guias de Pagamento

A funcionalidade Guias de Pagamento possibilita uma fluidez de gestão na medida em que tem sempre presente, desde a emissão do pedido até á emissão do Recibo Verde / Fatura-Recibo, o andamento do negócio.
Numa visão geral a listagem de Guias de Pagamento, vista por defeito do separador "CONTABILIDADE", permite verificar quais os pedidos que estão a pagamento quais os que já foram pagos e se o respetivo documento de pagamento, Recibo Verde / Fatura-Recibo, já foi emitido e enviado.
A todas as Guias de Pagamento do sistema serão adicionados automáticamente os modos de pagamento que aceita desde transferência bancária, Multibanco ou pagamentos com cartão de crédito. Se tiver modos de pagamento imediatos como Multibanco ou Cartão de crédito, as operações de pagamento serão detetadas pelo sistema e as Guias Marcadas como pagas. Ficará no entanto o aviso de que ainda necessita de emitir o Recibo Verde / Fatura-Recibo.
Quando for efetuado um pagamento receberá no seu e-mail uma mensagem informando desse facto.
Ao adicionar o Recibo Verde / Fatura-Recibo (em formato PDF) no sistema poderá proceder automáticamente ao envio do mesmo, junto com o aviso de pagamento efectuado da Guia.

Pagamentos

A gestão dos pagamento é essencial em qualquer empreendimento. Existe sempre a separação entre pagamento e faturação, uma vez que na maior parte das vezes o emissor do Recibo Verde/Fatura-Recibo procede á sua emissão antes do pagamento do mesmo.
O RecibosVerdesOnline contorna essa dificuldade fornecendo a possibilidade do pagamento acontecer antes da emissão do Recibo Verde/Fatura-Recibo. O sistema de Guias de Pagamento procede ao envio de avisos de pagamento para o cliente, com indicação de data limite e fornece dados para a efetivação do mesmo.
Dos modos de pagamento disponíveis no sistema apenas os pagamentos por referência Multibanco* e por cartão de crédito* tem processamento totalmente automatizado
* Estes modúlos necessitam de contratualização com entidades externas, mais informação em "Modúlos Extra".

IVA

Se a sua entidade/empresa estiver isenta de IVA terá de no separador "CONFIGURAÇÕES" indicar esse facto e escolher o artigo que a isenta.
Se não está isento de IVA não tem de proceder a este passo, a percentagem de IVA é definida em cada produto e o preço final é calculado em cada documento automáticamente pelo sistema.
O IVA é contabilizado trimestralmente podendo visualizar em detalhe cada um dos trimestres.
Existe a funcionalidade de DESPESAS DE IVA, na qual poderá ir assinalando as despesas que efetua em que poderá recuperar o IVA e o sistema calculará automáticamente a importância de IVA a pagar ou o crédito que dispõe.

IRS

Se efetuar Retenção na Fonte terá de assinalar no separador "CONFIGURAÇÕES", na área de I.R.S, a base de incidência e o valor da taxa a que está sujeito. O sistema utilizará, caso o cliente seja uma entidade com contabilidade organizada, esses dados para efectuar o cálculo da retenção e do valor a pagar.

Faturação - Emissão do Recibo Verde (Fatura-Recibo)

Agilizado para utilização com recibos verdes, o sistema utiliza ligação indirecta ao portal da A.T e obtem assim emissão automática de Recibo Verde/Fatura-Recibo.

Através da instalação de um "plugin" no seu programa de navegação Chrome ou Firefox as informações dos valores de preenchimento dos campos da Fatura-Recibo são submetidos ao portal da A.T com os dados da Guia de Pagamento permitindo assim o preenchimento automático e imediata emissão da Fatura-Recibo.

O RecibosVerdesOnline não é um programa de faturação online, não faz portanto a emissão de faturas ou Recibo Verde / Fatura-Recibo sendo o portal da A.T a única das entidades certificadas para o emitir esse tipo de documento e que o permite de forma gratuita.

O RecibosVerdesOnline é um sistema de gestão versando todo o processo e envolvendo e processando os dados de clientes, produtos, serviços, colaboradores, pedidos, orçamentos, vendas e pagamentos. Proporciona no entanto uma vertente de gestão da faturação, seja em tempo real via módulo de faturação ou manualmente ao permitir marcar uma Guia de Pagamento como "Faturada" e associando uma referência (nº do Recibo Verde/Fatura-Recibo) à mesma e , na versão PREMIUM, fazer o carregamento de um ficheiro PDF do Recibo Verde/Fatura-Recibo e proceder ao envio do mesmo ao cliente.
O sistema exporta também todos os dados em formato XML, compatível com a importação pela maior parte dos programas de faturação utilizados em computador.
Por este motivo o RecibosVerdesOnline também poderá ser utilizado por uma micro-empresa conjugado com um serviço de online gratuito, o weoinvoice por exemplo.

O Recibo Verde (Fatura-Recibo) é emitido no portal da A.T sendo efectuado o seu preenchimento automático a partir de dados enviados pelo sistema.
A emissão do Recibo Verde é efectuada pelo portal da A.T, o sistema RecibosVerdesOnline apenas efectua o preenchimento do recibo. Todos os restantes passos confirmação da emissão, impressão do recibo, são efectuados pelo utilizador directamente no portal da A.T.
Não é necessário fornecer a sua palavra passe ao sistema pois a autenticação é efectuada manualmente por si em cada acesso ao portal da A.T. O sistema apenas utiliza a sua sessão para transmitir ao portal da A.T os dados de preenchimento do Recibo Verde.

O sistema apresenta ainda os resultados da faturação anual e trimestral.

Ajuda de Página

A Ajuda de Página é uma breve explicação das funcionalidades que cada página tem.
Para cada área ou separador surgirá um texto colocado acima dos conteúdos normais dessa página resumindo as funcionalidades disponíveis e os procedimentos a executar.
Esta funcionalidade não está ativa como padrão.
Para ativar a funcionalidade basta premir o simbolo da lâmpada no canto superior direito, junto aos botões de perfil e saída, que passará a acesa enquanto estiver ativa.
Para desligar a funcionalidade Ajuda de Página basta voltar a premir o ícone da lâmpada que voltará ao simbolo de apagada.

PASSO A PASSO

Primeiros passos para a utilização do sistema:

  • Registo de utilizador
  • Associação a Entidade / Empresa
  • Configuração I.V.A, Retenção na fonte e modos de pagamento
  • Criação de categorias
  • Criação de Produtos e Serviços
  • Criação de lista de clientes
  • Criação de documento de venda, Pedido / Orçamento
  • Geração de Guia de Pagamento

Modúlos Extra

MODOS DE PAGAMENTO

IfThenPay* - Módulo de pagamento de Guias de Pagamento via referência Multibanco.
Com este módulo passa a poder emitir em cada Guia de Pagamento o modo de pagamento via referência Multibanco. As referências são geradas automáticamente pelo sistema e referenciadas como pagas, também automáticamente. (Necessita contratualização do serviço com a IfThenPay).*

EuPago* - Módulo de pagamento de Guias de Pagamento via referência Multibanco.
Com este módulo passa a poder emitir em cada Guia de Pagamento o modo de pagamento via referência Multibanco e referência PayShop. As referências são geradas automáticamente pelo sistema e referenciadas como pagas, também automáticamente. (Necessita contratualização do serviço com a EuPago).*

Transferência Bancária
Módulo de pagamento de Guias de Pagamento via Transferência Bancária. Exibe o IBAN em todas as Guias como modo de pagamento.

GwPagamentos* - Módulo de pagamento de Guias de Pagamento via Cartão de Crédito. (Necessita contratualização do serviço com o Montepio Geral).*

PayPal / Cartão de crédito - Módulo de pagamento de Guias de Pagamento via Pay Pal ou Cartão de Crédito utilizando o Pay Pal como intermediário da transação. (Necessita conta PayPal, com acesso API e CheckOutExpress, ativa).


SMS

SMSBULK* - Integração com plataforma de envio de SMS de baixo custo.
Com este módulo passa a poder enviar mensagens SMS dos dados de pagamento das suas Guias. O módulo integra os serviços da SMSBULK que permitem o envio de SMS's para os operadores móveis nacionais a preços reduzidos, permitindo a transmissão de informação para um elevado número de destinatários a preços muito baixos.
Apenas são enviados os dados de pagamento por meio de referência Multibanco ou Transferência Bancária. A escolha dos dados a enviar é feita por ordem prioritária sendo a referência MB a primeira, no caso de não ter pagamentos por refª MB será utilizado o IBAN configurado no modo de pagamento por transferência bancária.
São enviados na mensagem SMS os dados de pagamento, e no restante espaço disponível a descrição utilizada da Guia e o Nome do Emissor.
(Necessita de contratualização do serviço com a www.smsbulk.pt).

TEXTLOCAL* - Integração com plataforma de envio internacional de SMS de baixo custo.
Com este módulo passa a poder enviar mensagens SMS dos dados de pagamento das suas Guias. O módulo integra os serviços da TEXTLOCAL que permitem o envio de SMS's para os operadores móveis nacionais e internacionais a preços reduzidos, permitindo a transmissão de informação para um elevado número de destinatários a preços muito baixos.
Apenas são enviados os dados de pagamento por meio de referência Multibanco ou Transferência Bancária. A escolha dos dados a enviar é feita por ordem prioritária sendo a referência MB a primeira, no caso de não ter pagamentos por refª MB será utilizado o IBAN configurado no modo de pagamento por transferência bancária.
São enviados na mensagem SMS os dados de pagamento, e no restante espaço disponível a descrição utilizada da Guia e o Nome do Emissor.
(Necessita de contratualização do serviço com a www.textlocal.com).

* Modúlos passiveis de um pagamento único para a sua ativação.

Custos de Utilização

Pode sempre fazer uma utilização gratuita do RecibosVerdesOnline, dentro do Plano BASE, que tem limitações em algumas funcionalidades como no número máximo de clientes [10], categorias de produto [3] e produtos ou serviços [30], e não permite emissão automática de Recibo Verde / Fatura-Recibo no portal da A.T. nem o seu envio ao cliente.
A funcionalidade de importação de dados de faturas do portal da A.T para gestão do IVA também não está disponível no Plano BASE.
Pode no entanto aderir ao Plano PREMIUM e por apenas 12 € por ano e usufruir na totalidade as funcionalidades disponibilizadas no RecibosVerdesOnline. Para poder verificar as funcionalidades acrescidas poderá experimentar gratuitamente por 30 dias o plano PREMIUM.
Poderá depois associar ao Plano PREMIUM módulos extra que estendem ainda mais as muitas funcionalidades do RecibosVerdesOnline como pagamentos instantâneos, seja em tempo real via cartão de crédito (gratuito via Pay Pal), ou geração de referências MultiBanco (5 € - custo único de activação), com processamento imediato no sistema, ou por métodos tradicionais via Transferência Bancária (Gratuito). As Guias de Pagamento passam automáticamente para o estado pago uma vez que estes tipos de modo de pagamento são detetados em tempo real pelo sistema e assinaladas como prontas para emissão do Recibo Verde / Fatura-Recibo.

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